¿Cómo organizar eventos accesibles?

Antes de diseñar el programa y la estructura del acto académico conviene elegir un lugar adecuado a las características del evento y al público destinario. Elegir el espacio es un paso previo al envío de invitaciones y, por tanto, todavía no conoces las necesidades y requisitos de acceso de las personas asistentes. Por ello, es importante elegir con antelación un lugar de celebración lo más accesible posible.

Muchos Centros docentes de la UVa disponen de salones de actos, aulas y paraninfos accesibles, pero otros centros todavía necesitan mejorar sus instalaciones. Es necesario que conozcas su grado de accesibilidad, o que visites el sitio con antelación, recorras la ruta que seguirán las personas asistentes para acceder al lugar, compruebes el tamaño y accesibilidad de las salas y, si es el caso, hables con el/la responsable de eventos del centro. Pregunta con qué recursos se dispone en el centro para facilitar la accesibilidad.

Los principales aspectos a tener en cuenta son:

• Accesibilidad del Centro: asegúrate de que los lugares de celebración son accesibles. Fíjate en la entrada al edificio, disponibilidad de aseos adaptados, adecuación de ascensores, bucles magnéticos auditivos en la sala de celebración,  acceso apropiado la sala del eventos, etc. Siempre que sea posible, asegúrate de que todas las personas asistentes puedan acceder por la misma entrada, de forma independiente, con rampas de entrada si es necesario.
• Tamaños de las salas: comprueba que todas las salas son accesibles para las personas asistentes, con suficiente espacio para acomodar adecuadamente el número de invitados. Piensa en las personas usuarias de sillas de ruedas y en su ubicación adecuada. Incluye la accesibilidad a todos los espacios utilizados: salas de conferencias, áreas para establecer contactos, descansos, coffe-breaks, comidas, etc. Hay que asegurarse que los pasillos entre asientos permitan el paso a personas usuarias de sillas de ruedas. estén señalizados para personas ciegas o con discapacidad cognitiva, etc.
• Aparcamiento: hay centros docentes que disponen de aparcamiento propio, con reserva de plazas a personas con movilidad reducida. Sin embargo, los centros no suelen ofrecer aparcamiento a personas ajenas a la comunidad universitaria. Incluye los detalles de las instalaciones de aparcamiento, cuando corresponda, en el sitio web, o en el formulario de inscripción, para que las personas asistentes puedan planificar adecuadamente con antelación. Asegúrate de que no haya obstáculos importantes entre el espacio de estacionamiento y el lugar de celebración.
• Señalización: deben estas señalizados de forma clara y accesible los ascensores, salas, aseos, cafetería. La señalética del edificios debe incluir lenguaje claro y preciso, pictogramas, lectura fácil, textos en braille y adecuado contraste entre el color de la fuente y el color del fondo de los carteles.
• Alojamiento: si ofreces alojamiento debes tener en cuenta que, una vez que conozcas las necesidades de las personas inscritas, hay que reservar determinadas habitaciones accesibles.
• Niños/as en eventos: debes prever que la evaluación de riesgos y evacuación del centro incluya la seguridad de niños/as. También puede que se necesite una habitación tranquila y privada para las madres lactantes y una habitación adecuada para cambiar a los bebés (no los baños).
• Sala tranquila: siempre que sea posible, reserva una sala para que las personas puedan usarla para estar solas. Es posible que alguna persona asistente quiera comer sola, o estar alejada de otros/as asistentes durante determinados períodos de tiempo (Ej.-crisis de ansiedad, de migrañas, etc.).

No tengas miedo de solicitar los requisitos específicos de las personas inscritas. Hay que ser sincero/a con lo que puedes y no puedes ofrecer.

Anuncia tu evento con suficiente tiempo de antelación. Algunas personas tendrán que organizar su agenda con mucha anticipación para poder asistir.

Asegúrate de que el material publicitario está disponible en múltiples formatos accesibles. Las páginas web deben cumplir con las Pautas de accesibilidad al contenido web (Haz clic sobre este texto para acceder a la Guía muy breve para crear sitios Web accesibles).

Si envías invitaciones, comprueba que sean accesibles. Si envías tus invitaciones a través de Outlook, activa el rastreador de accesibilidad (disponible en Office 365). Esto resaltará cualquier parte de tu correo electrónico que necesites cambiar para que sea accesible. Si utilizas una imagen para enviar tu invitación, asegúrate de tener activada su ‘etiqueta alt’ para el texto alternativo de las imágenes.

• Al elaborar un formulario de inscripción hay que asegurarse de incluir preguntas referidas a cualquier requisito individual específico de la persona que quiere asistir (Ej.- apoyo personal, productos de apoyo para seguir las conferencias, requisitos dietéticos, etc.).
• Hay que proporcionar varias opciones de registro alternativas (Ej.- Formulario on line, inscripción por teléfono, correo electrónico, etc.).
• Los formularios de Microsoft Forms han sido aprobados por la Universidad de Valladolid para el proceso de registro de muchos eventos, y tiene una función de lectura inmersiva que también es adecuada para lectores de pantalla.
• Una vez que una persona ha indicado requisitos específicos para asistir al evento es conveniente ponerse en contacto con esta persona para concretar cómo se aplicarán.
• Igualmente hay que informar a los participantes con suficiente antelación, si encontramos dificultades para hacer las adaptaciones individuales.

• Es posible que los documentos deban producirse en formatos alternativos (Ej.- con tipo de letra ampliada), o en formato electrónico entregado por adelantado (Ej.- para que las personas ciegas lo puedan escuhar). Por ello, hay que planificar con anticipación estos recursos adicionales.
• Para que todas las personas inscritas puedan seguir el acto académico, en igualdad de condiciones, puede ser imprescindible proporcionar un apoyo personal o técnico adicional. Por ejemplo, puede ser necesario contratar servicios de asistencia personal, un tomador de notas, disponer de Emisoras de FM,  servicio de Intérprete de Lengua de Signos Española (ILSE), etc.
• Algunos de estos servicios  personales (Ej.- asistente personal o ILSE) pueden venir acompañando a la persona asistente. En este caso hay que contar con acomodar a estos recursos personales en el espacio apropiado.
• En cualquier caso, hay que considerar la necesidad de alquilar equipamiento, como por ejemplo, rampas portátiles para acceder a las entradas y escenarios o atriles ajustables en altura.

• Informa a tus oradores/as y moderadores/as que tengan en cuenta las necesidades individuales de los asistentes cuando corresponda. Informa de dichas necesidades individuales a tener en cuenta.
• Si hay aistentes al acto con discapacidad auditiva y que leen los labios es importante que la persona que comunica esté de cara a la audiencia y que no haya obstáculos visuales. Deberás reservar plazas en primera fila, si hay asistentes con discapacidad auditiva y/o sordera.
• Si hay asistentes al evento con discapacidad visual o ceguera trata de describir los textos, imágenes y diagramas que se proyecten en la pantalla.
• Si vas a proyectar diapositivas, asegura alto contraste  entre el fondo y el texto, para ayudar a las personas asistentes con daltonismo o con discapacidad visual.
• Utiliza fuentes grandes de texto. Minimiza la cantidad de texto en cada diapositiva. Controla la velocidad de las animaciones para garantizar que sea posible una descripción adecuada.
• Asegúrate de que los videos estén subtitulados. Considera la posibilidad de subtitular en directo (haz clic en este enlace si quieres saber como subtitular en directo).
• Asegúrate de que las preguntas y respuestas sean accesibles. Se recomienda usar micrófonos para preguntas y respuestas.
• Proporciona un método alternativo para que las personas participantes puedan hacer una pregunta, por ejemplo, por escrito a través de un chat o redes sociales.
• Considera la posibilidad de grabar la sesión, de modo que las personas asistentes puedan ver/escuchar al orador a su propio ritmo y tiempo libre. Asegúrate de consultar las reglas sobre el consentimiento para las sesiones de filmación/grabación.
• Piense en transcribir la(s) sesión(es) además de, o en lugar de, una película o grabación completa. Una vez más, piensa en el consentimiento y en los hablantes involucrados. Prevalecen las políticas de protección de datos, que se deben consultar.
• Ten en cuenta que sus presentadores/as también pueden tener necesidades de accesibilidad. Infórmales con anticipación sobre los recursos en el lugar y pregúntales si tienen necesidades de accesibilidad.
• Para obtener orientación para oradores/as y moderadores/as en eventos on line, consulta la guía de planificación y ejecución de un evento virtual accesible.

Cada vez hay más personas que siguen dietas específicas por alergias, intolerancias o elecciones personales.

Asimismo, las personas de diferentes religiones, las personas con discapacidad y/o las mujeres embarazadas tienen requisitos específicos sobre la alimentación.

• Recopila esta información con suficiente anticipación en el formulario de registro, o en cualquier forma alternativa de registro que estés ofreciendo.
• Los servicios de catering, por ley, tienen que conocer los ingredientes de su comida y pueden asesorar al personal y a las personas inscritas y/o huéspedes.
• En un buffet de autoservicio las personas con problemas específicos de movilidad, o aquellas con discapacidad visual, pueden necesitar ayuda para identificar o recoger alimentos y bebidas.
• Los alérgenos deben estar claramente etiquetados.
• Ofrece alternativas sin alcohol y opciones sin cafeína. Asegúrate de que el etiquetado sea claro.
• Si algún asistente está observando el Ramadán, es necesario respetar sus necesidades. Si se ofrece el desayuno y/o la cena, ofrece la oportunidad de que estos asistentes coman más tarde o más temprano.
• Recuerda eliminar cualquier requisito dietético registrado, después del evento, por razones de protección de datos.

• Proporciona una señalización direccional clara tanto dentro como fuera de su lugar de celebración. Toda la señalización debe ser lo suficientemente grande y clara, letras oscuras sobre un fondo claro y una mezcla de mayúsculas y minúsculas.
• Reserva asientos para aquellas personas que lo necesiten.

Esperamos que nunca te encuentres en esta situación. Sin embargo, debes planificar todas las eventualidades, considerar los requisitos individuales de sus asistentes y hacer planes adecuados, tanto en su evaluación de riesgos, estrategias de gestión de crisis y sus conversaciones con el gerente de su lugar.

• Consulta con anticipación los Planes de emergencia y evacuación  (Haz clic sobre este texto para acceder de los Centros de la UVa) para obtener orientación sobre la planificación de incidentes y las comunicaciones.